På Kämp Collection Hotels har cirka 500 personer rapporterat avvikelser med hjälp av Falcony sedan 2016.
Falcony introducerades i juli 2016 i alla hotell och restauranger inom Kämp Collection Hotels. Säkerhetschefen Petteri Sistonen erhåller säkerhetsinformation från alla platser.
"Trygghet är i slutändan en känsla av att allt är bra. Det kräver tydlig och öppen kommunikation, och de anställda måste känna att det alltid är bättre att rapportera en avvikelse än att dölja den. Säkerhetskulturen förbättras genom att man verkligen tar hänsyn till saker och ting. Säkerheten först", säger Sistonen.
På Kämp Collection Hotell rapporterar cirka 500 personer avvikelser. Detta inkluderar hotellreceptionen, restauranger, kockar och servitörer, högsta nivåhanteringsledning och outsourcade tjänster som dörrvakter, säkerhet och krets säkerhet. De vanligaste rapporterade avvikelserna inkluderar störande beteende och stöld, samt arbetsplatsolyckor. Falconys plattform används också i större evenemang, till exempel när en VIP kräver särskild uppmärksamhet.
Kämp Collection Hotels är en grupp finska hotell, som består av Helsingfors mest ansedda hotell och restauranger och Kämp Spa. Kämp Collection Hotels sysselsätter cirka 450 personer och dess omsättning 2016 var cirka 70 miljoner euro.
Koncernens internationellt mest välkända hotell är den legendariska Hotel Kämp, som firar 130-årsjubileum år 2017. Företaget inkluderar även designhotellet Hotel Klaus K, boutiquehotellet Hotel Haven, Hotel Fabian, och Lilla Roberts, samt livsstil hotellkedjan Hotel GLO. Kämp Collection Hotellens senaste tillskottt är ett helt nytt lyxhotell, Hotel St George.
Före introduktionen av Falcony var avvikelserapportering på Kämp Collection Hotels utförd med hjälp av Word-filer. En anställd fick först gå till företagets intranät, leta efter ett visst Word formulär, fylla i det, förvandla det till en pdf-fil och skicka denna via e-post till institutionen för yrkeshälsa och säkerhet.
”Rapporten nådde nödvändigtvis inte alltid fram till alla de människor för vilka den skulle ha varit användbart”, minns Säkerhetschefen Sistonen. ”Systemet fungerade okej, men naturligtvis så påverkas antalet rapporterade avvikelser av hur lätt det är att rapportera dem”.
”Att skapa statistik var svårt i det gamla systemet. Vi hade en mängd olika indikatorer, vilka placerades i Excel, men eftersom arbetet var tvunget att utföras manuellt tog det mycket längre tid att få någon statistik”.
Falcony är enkel att använda och kräver ingen träning. Kämp Collection Hotels anställda tog till att använda Falcony utan ansträngning. ”Det är viktigt att systemet är enkelt och kan användas på mobila enheter. Inte alla är tekniskt kunniga, eller nödvändigtvis förstår vikten av rapportering”, förklarar Sistonen. ”Jag ville introducera den nya applikationen parallellt med det gamla systemet och undvika kulturchocken, men när plattformen infördes, fick jag bara ett fåtal rapporter genom det gamla systemet”.
Responsen från de anställda är enbart positiv. "Tidigare hörde jag frågor som 'är den här rapporteringen verkligen obligatorisk', men nu berömmer de anställda appen för hur bra och enkel rapporteringen är. Tröskeln är mycket lägre", fortsätter Sistonen. "Vi samlar också in positiva observationer och jag belönar gärna personalen för skarpa observationer, på så sätt kan jag skapa en kultur där det är okej att rapportera vad som helst."
"De anställda berömmer appen för hur trevlig och enkel rapporteringen är."
"Det är mycket viktigt att jag kan definiera kategorier och anpassa appen efter våra behov, till exempel genom att definiera olika mätvärden. Dessutom är applikationens sociala karaktär viktig: det finns interaktion i rapporten och det är enkelt att dela den", säger säkerhetschef Sistonen. "I den moderna världen måste dessa frågor diskuteras och det måste vara interaktivt."
Företagets högsta ledning var omedelbart nöjd med Falcony. "Systemet hjälper till att klargöra affärsenheternas ansvarsområden. Generaldirektörerna håller sig informerade och får till exempel numeriska uppgifter om hur många sjukdagar som berodde på arbetsplatsolyckor. Många affärsenheter har börjat uppmärksamma nya avvikelser och reaktionsförmågan har förbättrats. Alla är nöjda, säger Sistonen. "Och vi ville ha ett system som låter oss äga våra uppgifter".
"Det är viktigt att applikationen är social: det finns en interaktion i rapporten och det är enkelt att dela den."
"Medarbetarna sparar tid, minst hälften om inte mer!"
Falcony har förbättrat företagets säkerhetskultur. Antalet rapporter har åtminstone fördubblats. ”Anställda sparar tid, minst hälften om inte mer!", märker Sistonen, ”De behöver inte leta efter några formulär på intranätet längre, men kan nu gå till en enda webbadress med vilken enhet som helst”. Avvikelsen är lätt att kategorisera med ett par klick.
Säkerhetschefen Sistonen är mycket nöjd med det nya verktyget. ”Det sparar en hel del av min tid. Tidigare tog en rapport 10 minuter i genomsnitt. Men nu när jag kan titta på den på min mobiltelefon eller via e-post, tar det 3 minuter”. Tidsbesparingar är således mer än 66%.
" Stödcentret fungerar också mycket bra. Det är sällan någon väntan och de lyssnar också på nya utvecklingsidéer", berömmer Sistonen.
Tidsbesparingar efter Falcony
Ökning av rapporterade avvikelser
Anställda
EUR Omsättning
”Applikationen är verkligen tillämplig och flexibel för oss, vi kan göra ändringar och skapa en mängd av olika metriker.”
Riskchef
Kämp Collection Hotels
