Sedan implementeringen 2020 har Finnpilot förbättrat sina processer för incidentrapportering och utbyte av bästa praxis med Falcony-plattformen.
Finnpilot Pilotage Ltd ville utveckla sin avvikelserapportering så att den information som samlas in från fältet och den tillhörande övervakningen skulle vara transparent för hela organisationen. De införde Falconys plattform för avvikelserapportering våren 2020 och har sedan dess även implementerat visselblåsningsmodulen i samma plattform som en lösning på det EU-omfattande visselblåsningsdirektivet,<span> </span>som trädde i kraft i 2021.
Finnpilot Pilotage Ltd är ett företag som ägs till 100 % av finska staten och vars uppgift är att främja sjöfartssäkerheten och förebygga skador på miljön. Finnpilot har en lagstadgad ensamrätt att bedriva lotsverksamhet i Finland och bistår sjöfarten i samband med navigering och vägledning både vid kusten och i Saimenområdet. Företaget har cirka 330 anställda, varav ungefär hälften är lotsar, dvs. sjöfartsproffs som har till uppgift att på ett säkert sätt vägleda fartyg från öppet hav till och från hamnar.
Sjöfarten är av stor betydelse för Finlands ekonomi, eftersom största delen av export- och importtonnaget transporteras med fartyg. Finnpilot förhindrar varje år flera allvarliga olyckor som kan kosta tiotals miljoner euro. På så sätt tjänar företaget hela det finländska samhället genom sin verksamhet.
Tidigare rapporterade Finnpilots anställda sina avvikelseobservationer via sitt ERP-system. Användningsfallet var inte systemets kärna, så förändringar av processen var önskvärda. "Rapporteringen av observationer var bara en liten del av ERP och förblev därför i en sekundär roll i systemet. Att utveckla de önskade funktionerna skulle ha tagit för mycket resurser och energi från systemets övriga utvecklingsbehov", säger HSEQ Manager Pasi Paldanius, som ansvarar för företagets säkerhet, utbildning och kvalitet.
Enligt Paldanius har säkerhetskulturen i branschen förändrats under de senaste åren: "Vi har upptäckt att det numera finns enklare, mer flexibla och användarvänliga system på marknaden som utvecklas i snabba cykler oberoende av oss. Om någon har uppfunnit cykeln ska vi inte börja uppfinna den på nytt." En viktig förbättring jämfört med den tidigare processen var att förbättra den säkerhets- och kvalitetsrelaterade interaktionen mellan alla anställda. Det nya systemet var avsett att stödja det så kallade slutna kretsloppstänkandet, där anmälaren av en observation automatiskt informeras när det har gjorts uppdateringar (t.ex. kommentarer och bilagor) till observationen och när den har behandlats. "Har det anmälda ärendet uppmärksammats av myndigheterna? Har ärendet åtgärdats? Vilka korrigerande åtgärder har vidtagits? Vi ville inte bara skrika in i skogen, utan vi ville också att skogen skulle svara." Paldanius förtydligar.
Paldanius och ledningsgruppen dokumenterade sina egna processer i detalj, listade kriterierna för det nya systemet och kartlade marknaden för potentiella lösningar: "Vi ville öka öppenheten, transparensen och engagemanget hos all personal, eftersom detta är en hörnsten för att bygga upp en bra säkerhetskultur." För att kunna uppnå målen var det nya systemet tvunget att vara tekniskt enklare att använda och verkligen tillgängligt även för mobil användning. Det fanns också en önskan om att använda de insamlade uppgifterna mer effektivt, så det behövdes inbyggd analys för att stödja detta. Målet med allt detta var att revolutionera incidentrapporteringen så att den skulle ge mer mervärde för hela företaget.
Det slutliga urvalet gjordes på grundval av ett anbudsförfarande i enlighet med den finska lagen om offentlig upphandling. "Falconys plattform stod klart ut från konkurrenterna", säger Paldanius.
Användningen av Falcony inleddes på Finnpilot våren 2020. I systemet skapades inledningsvis rapporteringsblanketter för olika avvikelsekategorier, positiva observationer, farobservationer, branschspecifika lotsarrangemang samt kategorier för lotsens hämtning och lämning. Alla anställda fördes omedelbart till plattformen som användare, och enligt Paldanius gick implementeringen i allmänhet riktigt smidigt: "Den enda överraskningen i processen var att det ursprungliga schemat faktiskt höll. Jag har varit inblandad i en hel del implementeringar och jag blev verkligen förvånad över hur okomplicerad inskolningsprocessen var."
Användarna tog snabbt till sig systemets mobila funktioner och offline-stöd, vilket sänkte tröskeln för rapportering och förbättrade förmågan att samla in viktig information från fältet oberoende av tid och plats. Användarvänligheten visade sig i att systemet även aktiverade de anställda som normalt sett inte skulle ta upp frågor. "Användarna har tagit äganderätt till Falcony-verktyget på ett bra sätt och nästan varje vecka rapporterar eller kommenterar någon användare ett problem för första gången. Detta har nu varit trenden i över ett halvår efter införandet." berömmer Paldanius.
Som administratör uppskattar Paldanius att han helt och hållet kan ändra och hantera innehållet i systemet: "Vi behöver inte ständigt kontakta Falcony-teamet och förklara vad vi behöver, eftersom vi kan göra ändringarna själva utan ansträngning.Det är till exempel mycket tillfredsställande att skapa nya rapporteringskategorier eftersom vi kan se ändringarna direkt i gränssnittet."
Förutom incidentrapportering använder Finnpilot också Falcony-plattformen som en rapporteringskanal för konfidentiella rapporter, med andra ord för Whistleblowing. "Vi ville föregripa den EU-gemensamma lagstiftning som träder i kraft i december 2021 och införde Whistleblowing-kanalen som en extra modul. Jag utgår från att kanalen har fungerat bra, eftersom den VD och HR-direktör som ansvarar för den inte har bett mig om hjälp." Enligt Paldanius var implementeringen av Whistleblowing-modulen till och med enklare än resten av plattformen, eftersom endast ett fåtal administratörer skapas för kanalen och själva rapporteringen sker anonymt via en öppen länk: "Falcony presenterade konceptet väldigt tydligt och installationen var nästan för enkel."
Eftersom visselblåsningsmodulen arbetar med samma logik som incidentrapporteringsplattformen är den redan bekant för de flesta anställda. "Syftet med den här kanalen är inte att samla in traditionella incidentrapporter, utan att anställda och kunder ska kunna rapportera övergrepp eller andra känsliga upptäckter anonymt."
Enligt Paldanius visar sig fördelarna med systemet redan i dag genom att det förutom incidenter och avvikelser även finns positiva observationer: "Allt utom konfidentiella frågor är synligt för alla i företaget. Positiva saker kan synliggöras och bästa praxis kan uppmärksammas av alla för att förbättra processerna." På så sätt fungerar Falcony både som ett verktyg för incidentrapportering och som en distributionskanal för bästa praxis som stöder kontinuerlig förbättring.
De ekonomiska eller tidsmässiga fördelarna med systemet övervakas inte så noga, men att förbättra säkerhetskulturen är kärnan i resultaten.”I mitt jobb är det viktigt att sträva efter att känna av vad som fortfarande kan utvecklas inom säkerhet. Kommunikationen har blivit tydligare och arbetsmomenten har minskat när information görs tillgänglig i realtid för alla att se. Falcony har fört våra verktyg till det här millenniet och effekten av förändringen på säkerhetskulturen har varit betydande.” Paldanius specificerar.
Användningen av data har också förbättrats. Falcony är integrerat med företagets AD-användarhantering, pilotsystem och Microsoft Power BI-analysverktyg. Med AD-integration kan användare logga in på systemet med sina bekanta företagsomfattande referenser, lotsdata importeras automatiskt från lotssystemet för att berika rapporterna och Power BI-anslutningen gör att flera datakällor kan kombineras och analyseras i ett visuellt format . "Power BI-gränssnittet har varit utmärkt. Integrationen var också effektiv när det gäller tid och kostnad.” säger Paldanius.
Finnpilot har redan identifierat nya användningsfall för systemet."Som vi säger i Finland, hunger bara växer när man äter. Jag har blivit tillfrågad många gånger" kunde inte det här och det formuläret implementeras på Falcony. . Utifrån dessa idéer har vi introducerat bl.a. en säkerhetskategori i systemet”, säger Paldanius och fortsätter, ”Det är bara vår fantasi som sätter gränser för vad vi kommer att tillföra systemet i framtiden. Behov och användning kommer att visa i vilken riktning plattformen kommer att expanderas.”
Finnpilot har varit mycket nöjd med samarbetet som helhet: "Vi är nöjda med att Falcony-teamet lyssnar på kunden med ett känsligt öra och engagerar oss genom att erbjuda lösningar som vi som kunder inte alltid vet hur vi ska fråga. Några anpassade funktioner har också gjorts för oss på projektbasis. Som HSEQ-chef kan jag utan tvekan rekommendera Falcony. Om jag ska vara ärlig finns det kanske inte en bransch som inte skulle ha nytta av detta. Jag tror att systemet anpassar sig till allt! " avslutar Paldanius .
Lotsverksamhet i Finland
Anställda
Lotsningsuppdrag årligen
Lotsbåtar
"Falcony presenterade konceptet väldigt tydligt och upplägget var nästan för enkelt. För att vara ärlig kanske det inte finns en bransch som inte skulle dra nytta av detta. Jag tror att systemet böjer sig för allt!"
HSEQ-chef
Finnpilot
