Keva

Introduktion

‍

Keva började använda Falconys hyresgästportal våren 2021. Systemet testades inledningsvis i fastigheten Keilaranta 1, varifrån användningen snabbt utvidgades till fler multifunktionella fastigheter. Företagets tidigare praxis för hyresgästkommunikation baserades på en traditionell e-postmodell där fastighetsförvaltare kommunicerade aktuella ärenden direkt till de företag och enheter som hyr fastigheterna. Målet var att gå över till ett modernt system, eftersom processen som byggde på enskilda e-postmeddelanden upplevdes som långsam och besvärlig.

På Keva används systemet främst av kapitalförvaltare, fastighetsförvaltare på tjänsteleverantörernas sida och lobbypersonal på företagsparkerna. Hyresgästernas anställda har också fri tillgång till systemet. Falcony har fått ett mycket positivt mottagande från fastighetsföreträdare, tjänsteleverantörer och hyresgäster. Det nya systemet har gett mervärde och effektivitet åt hyresgästkommunikationen och har visat sig vara mycket lätt att använda, flexibelt och tydligt. Att involvera hyresgästerna och utveckla hyresgästupplevelsen på ett modernt sätt uppfyller Kevas behov i en bransch som utvecklas snabbt.

‍

‍

Företag

Keva är en ansvarsfull aktör inom kommersiell uthyrning, vars portfölj består av moderna hyresutrymmen på cirka 580 000 kvadratmeter i 61 olika byggnader. De flesta av dessa är belägna i huvudstadsregionen (Helsingfors, Esbo och Vanda), men även i andra delar av Finland, t.ex. i Kuopio, Tammerfors och Åbo.

Keva erbjuder ett omfattande utbud av kontor för att tillgodose olika företags behov. Det handlar till exempel om kontorsutrymmen i företagsparker, hyresutrymmen för huvudkontor och kommersiella utrymmen i köpcentrum. Att utveckla hyresgästernas engagemang och erfarenhet är en integrerad del av Kevas strategi i den snabbt växande branschen.

‍

Utmaningar före Falconys plattform

Innan Keva bytte till Falcony använde man webbplatser vars användning skilde sig från varandra, vilket ibland gjorde det svårt att hitta den information man ville ha. Webbplatserna betjänade främst potentiella kunder, inte befintliga hyresgäster. Eftersom det var svårt att uppdatera innehållet höll sig till exempel viktig kontaktinformation inte nödvändigtvis uppdaterad. I slutändan ledde allt till att sidorna nästan inte hade något nyhetsflöde eller besökare: "Fördelen med en plattform kommer av att den används. Eller som till exempel på Falcony, från hyresgästernas engagemang", Kevas kapitalförvaltare Kirsi Soikkeli.

På ett praktiskt plan var utmaningen att upprätthålla hyresgästernas kontaktlistor, som var mycket fragmenterade. Fastighetsförvaltarna och receptionisterna hade var och en sin egen lista och sina egna kontaktpersoner, och ingen hade någon form av övergripande översikt.

Kommunikationen var också besvärlig i sig själv, eftersom den sköttes via e-post. Detta ökade arbetsbelastningen för den redan upptagna personalen.

‍

‍

Implementering

Kevas kriterier för det nya systemet var att hitta en lätt att använda, tydlig, visuellt kompatibel och kostnadseffektiv lösning. Falcony uppfyllde kraven och beslutet att påbörja implementeringen var lätt att fatta. "Den största anledningen till att vi bytte var Falconys användarvänlighet och kostnadseffektivitet. Vi hörde mycket bra feedback om systemet i förväg", beskriver Soikkeli.

När beslutet var fattat togs Falcony i bruk våren 2021. Redan från början beslutade Keva att inkludera alla de områden som hyresgästerna tycker är viktiga. För närvarande består hyresgästportalen av hyresgästkommunikation, användarmanualer, välkomstinstruktioner, checklistor för inflyttning och utflyttning, länkar till lunchlistor och Kevas lediga hyresutrymmen samt länkar till externa bokningssystem för utrymmen och underhållsloggar. Återvinningsinstruktioner, viktig kontaktinformation och räddningsplaner kan också hittas från samma vy.

Cheferna har varit nöjda med att Falcony gör det möjligt att hitta relevant information på ett enda ställe, så att informationsutbytet blir både öppet och effektivt för hyresgästerna. "Hyresgästupplevelsen börjar långt innan våra kunder flyttar in i våra hyresutrymmen, och vi kan nu förbättra den genom att ge alla tillgång till nödvändig information dygnet runt. Det har också varit lätt att skräddarsy plattformen för att möta behoven i varje enskild fastighet", berömmer Soikkeli.

‍

‍

Resultat och fördelar

Falcony har gett Keva ett systematiskt och effektivt sätt att kommunicera med hyresgästerna. Det har ökat öppenheten i kommunikationen, förbättrat hyresgästernas tillgång till information, sparat tid och därmed förbättrat arbetsproduktiviteten som helhet. "Användningen av Falcony har framför allt gett fastighetsförvaltarna sinnesro, eftersom saker och ting nu kan hanteras lättare", förklarar Soikkeli.

Enligt Keva är det bästa med den nya lösningen användarvänligheten, som sträcker sig bortom portalen och återspeglas i den kundupplevelse som Falconys tjänster skapar. "Som den person som beställer arbetet för ägarens räkning kunde jag inte vara mer nöjd. Det har varit utan ansträngning för mig och på grund av produktens enkelhet har vi inte alls behövt ytterligare användarstöd. Man lär sig verkligen att använda plattformen på egen hand", beskriver Soikkeli.

Hyresgästernas bekvämlighet står i centrum för Kevas verksamhet. Flexibilitet är en viktig del av uthyrningsprocessen, och utrymmesbehoven och möjligheterna till ombyggnad av utrymmen övervakas aktivt. Eftersom en utmärkt hyresgästupplevelse börjar långt innan man flyttar in i fastigheten måste material, instruktioner och information som rör driftsättningen av fastigheten alltid vara lättillgängliga. Med hjälp av Falcony har detta varit möjligt och kundnöjdheten har ökat.

I dag är konkurrensen inom affärsverksamheten för uthyrning av kommersiella lokaler framför allt en fråga om utmärkt kundservice och kundtillfredsställelse.

"Ett sådant system är en integrerad del av hyresgästernas upplevelse och hjälper oss att uppfylla de ständigt ökande förväntningarna. Särskilt den digitala generationen vet hur man kräver bättre sätt att vara nära kunden och vi strävar efter att förstå deras behov i ett så tidigt skede som möjligt. Detta gör oss mer tillgängliga och gör det möjligt för oss att mildra potentiella konflikter i förväg", avslutar Soikkeli.