LokalTapiola Real Estate Asset Management valde Falcony för att stödja kvalitetsstyrningen av sina fastigheter.
LokalTapiola Fastighetskapitalförvaltning strävade att stödja sin kvalitetshantering av underhållet för sitt fastighetsbestånd, då de år 2018 började jämföra olika verktyg att uppnå målet med.
"Hyresgästerna i våra fastigheter förväntar sig alltmer helhetsomfattande underhållslösningar av sina hyresvärdar. För att utveckla kvalitetsnivån krävs verktyg som kan användas för att systematiskt övervaka platsspecifika kvalitetsdata. Falcony hjälper oss att hantera kvalitet mer proaktivt, och i slutändan återspeglas ökningen av det totala utseendet på fastigheten i hyresgästernas nöjdhet", säger Kokkonen.
Vid LokalTapiolas Fastighetsförvaltning utförs fastighetsrevisioner och inspektioner både av den egna personalen och av anställda hos tjänsteleverantören Realia Management. Dessutom övervakas de åtgärder som framkommer vid inspektioner och som underhållsföretag eller andra parter ansvarar för direkt i systemet.
LähiTapiola Real Estate Asset Management är en av Finlands största fastighetsägare och förvaltar fastighetstillgångar för över 2,5 miljarder euro. Det är en del av LähiTapiola-koncernen, som består av LähiTapiola P&C Insurance, regionala bolag, LähiTapiola Life och LähiTapiola Asset Management.
LokalTapiola Real Estate Asset Management betjänar hyresgästerna i över 50 kommersiella fastigheter och över 100 bostadsfastigheter. De har cirka 50 egna anställda som arbetar i nära samarbete med den utlagda fastighetsförvaltning som Realia Management tillhandahåller. Bolagets mål är att vara den mest ansvarsfulla fastighetsförvaltaren i Finland.
"Så länge jag kan minnas har fastighetsbranschen saknat ett systematiskt sätt att undersöka kvaliteten på underhållet. Alltför ofta kulminerar kvaliteten i svarstiden på underhållsåtgärder, men det säger inte hela sanningen: endast toppen av isberget kommer som felanmälningar och den kvalitet som kunderna upplever kan skilja sig mycket från den kvalitet som underhållet genomför", säger Kokkonen.
Idéer om kvalitetsutveckling inom fastighetsbranschen har sin grund i att bättre underhållskvalitet också borde öka användarnas tillfredsställelse, vilket leder till längre hyresavtal och bättre hyresnivåer i en alltmer konkurrensutsatt miljö.
"Vårt mål var att ha en systematiserad och harmoniserad process för att övervaka underhållskvaliteten så att vi kunde involvera våra tjänsteleverantörer genom att göra det enkelt och meningsfullt för dem att samarbeta", fortsätter Kokkonen.
Efter att ha jämfört flera alternativ beslutade LokalTapiola Real Estate Asset Management att välja Falcony på grund av dess mobila funktioner och rapporteringstäckning. "När man granskar en så stor fastighetsmassa betonas både användarvänligheten på fältet och flexibiliteten i rapporteringen upp till portföljnivå", säger Kokkonen.
LokalTapiola Real Estate Asset Management hade bland annat som väsentliga krav att det skulle vara lätt att införa nya revisionsmallar och anpassa befintliga mallar på grund av fastighetsportföljens mångfald. "De blanketter som vi för närvarande använder omfattar inspektioner av överlåtelse och godkännande av hyrda lokaler, en översikt över fastigheten, från vilken vi kan följa upp en stor del av de icke-traditionella kvalitetsaspekterna, och en årlig revision för att övervaka de mer tekniska aspekterna av fastigheten och se till att de rättsliga skyldigheterna uppfylls."
LokalTapiola har varit nöjd med systemets användbarhet och rapporteringsmöjligheterna, så Kokkonen rekommenderar verktyget till andra fastighetsägare och tjänsteleverantörer: "Systemet ger enkel tillgång till rapporter som kan filtreras efter plats och besiktningens art samt efter lokaler och bostadsområden, vilket gör det lättare att jämföra och övervaka den övergripande kvaliteten."
Plattformens mångsidighet har snabbt visat sig i användningen, och LokalTapiola har planer på att lägga till nya mallar till systemet, från bostadsinspektioner till tjänsteleverantörernas egenkontroller och självutvärderingar. "Det bästa av allt är att bristerna i alla olika inspektionsblanketter direkt hänförs till underhållsföretag och andra viktiga aktörer. Genomströmningstiden förkortas och processens framskridande kan följas från början till slut med hjälp av fotografier och tilläggsinformation", avslutar Kokkonen.
Affärslokaler
Bostadsfastigheter
Anställda
Fastighetsegendom
"Falcony hjälper oss att hantera kvaliteten mer proaktivt, och i slutändan återspeglas den förbättrade fastighetens övergripande utseende i hyresgästernas tillfredsställelse."
Miljöchef
LokalTapiola
