Mandatum Asset Management AIFM

Introduktion

‍

Falconys hyresgästportal lanserades i alla Mandatum AM AIFM:s (tidigare Trevian Funds AM AIFM) fastigheter med flera hyresgäster 2021 då företaget insåg ett behov av en plattform som kunde hjälpa dem att förbättra sitt engagemang och erfarenhet av hyresgäster. Systemet används idag främst av Mandatums fastighetsförvaltare, externa fastighetsskötare och övrig personal. Fastighetsskötseln använder också systemet i sitt dagliga arbete.

Innan införandet av Falconys hyresgästportal hade Mandatum ingen egentlig hyresgästkommunikationskanal, eftersom den främst skedde i deras anställdas mejl. I takt med att fastighetsbeståndet växte snabbt fanns det ett behov av en effektiv plattform för att förbättra tvåvägskommunikationen mellan hyresgäster och fastighetsmäklare.

‍

Företag

Mandatum AM Finland Real Estate II är en särskild investeringsfond som investerar i inhemska fastigheter, vars investeringspolicy omfattar investeringar i olika fastigheter i finländska tillväxtcentra som erbjuder goda kassaflöden och utvecklingspotential. Mandatum har ett av Finlands ledande fastighetsteam och omfattande personalresurser som gör det möjligt för fonden att investera i fastigheter som kräver aktiv förvaltning och utveckling. Deras nuvarande fastighetsbestånd består av mer än 40 fastigheter.

Utmaningar före Falconys plattform

Behovet av en ny hyresgästportal uppstod efter att Mandatum växt exponentiellt snabbt under några år. Deras kompakta team på sex personer hade inte tillräckligt med resurser för korrekt hyresgästkommunikation eller en fungerande process när nya hyresgäster flyttade in i deras fastigheter. Med få resurser var det särskilt svårt att kommunicera och lära känna hyresgäster utanför huvudstadsregionen. Det var också svårt att helt sätta sig in i sina egna egenskaper, eftersom det saknades ordentligt introduktionsmaterial och instruktioner. På grund av detta och bristen på kontaktuppgifter var den första kontakten för alla förfrågningar ofta den fastighetsskötare som ansvarade för uthyrningen. Detta tillförde de redan begränsade personalresurserna ännu mer arbetsbelastning.

Eftersom hyresgästerna knappt var kända blev förvärvsfasen av fastigheter svår då kontaktuppgifter måste hämtas från kontrakten. Vidare gick inte informationen och de efterfrågade nyhetsbreven till rätt personer, eftersom kontaktuppgifterna redan hade ändrats i många fall. På grund av detta tog det ofta så lång tid att framgångsrikt skicka ett nyhetsbrev att det slutade med att det inte skickades alls.

"På grund av resursbrist gick processen ofta till så här: hyresgästen hade nycklarna till fastigheten och de fick liksom klara sig själva. Det handlade ibland om att släcka bränder från den ena till den andra." säger Tea Siivola, kommersiell direktör för Mandatum AF AIFM.

Implementering

Kriterierna för det nya systemet var att ha en kostnadseffektiv lösning som tillgodoser behoven hos både Mandatum och hyresgästerna. Användarvänlighet och transparens sågs också som extremt viktiga kriterier.

Mandatum hörde bra saker om Falcony från köpcentret Espen de äger i Vasa, där systemet redan var i bruk. När man fattade beslutet tittade Mandatum även på andra alternativ, men upptäckte att de var tunga och dyra för de mindre fastigheterna de driver.

Enligt Siivola gick hela köpprocessen och övergången till Falcony väldigt smidigt. Hela organisationen har nu använt Falcony i ett år och köpcentret Espen i nästan två.

Resultat och fördelar

De mest uppenbara fördelarna med att flytta till Falcony har varit att spara tid och resurser och generellt förbättra hyresgästernas kommunikation och erfarenhet över hela linjen. Till exempel är svarstiderna på kundfrågor nu betydligt bättre och som ett resultat har kundnöjdheten förbättrats.

Det är nu också mycket lättare för hyresgäster att få tillgång till fastighetsinformation som de är intresserade av. Ett exempel på detta är elförbrukningen, eftersom relaterad information nu kan samlas in och delas mer transparent. Samtidigt har personalen kunnat bättre utnyttja fastighetens information i försäljningssituationer och hålla sig uppdaterad om eventuella förändringar.

"Tillgängligheten på information är nu bättre både internt för vårt team och externt för hyresgästerna", säger Siivola.

Att ta in mobila nyckelfärdiga beställningar och underhållsförfrågningar till Falconys hyresgästportal har enligt Siivola också varit en stor lättnad: "Tidigare kunde vi inte övervaka om saker sköttes eller inte. Områdeschefens tid gick åt till att övervaka slutförandet av underhållet. operationer."

Systemets anpassningsförmåga och personalisering prisas också. Mandatum har i och med införandet av hyresgästportalen blivit intresserad av att utöka användningen av Falcony till även andra användningsområden.

"Från dag ett har systemet varit lätt att använda och tydligt. Allt förklarades tydligt under introduktionsfasen, så vi har inte behövt separat utbildning för att använda det", avslutar Siivola.