Tokmanni

INTRODUKTION

Tokmanni, som sysselsätter tusentals människor på nästan 200 fysiska platser och en webbutik, är en av Finlands största återförsäljare. Företaget insåg att de kunde förbättra säkerhetshanteringen genom att ersätta traditionella pappersrapporter med en modern plattform. Tidigare fick fynd manuellt bifogas rapporter till försäkringsbolaget, vilket gjorde att bolagets ledning fick nödvändig information med onödigt dröjsmål. För att få en bättre överblick över säkerhetsrisker, tillbud och andra avvikelser valde Tokmanni Falcony. Den nya lösningen förbättrade inte bara transparensen i säkerhetsfrågor, utan flerdubblade också de få säkerhetsfynd som rapporterades 2019 till hundratals till 2020.

FÖRETAG

‍

Tokmanni grundades 1989 och har vuxit till en marknadsledare genom att slå samman flera mindre detaljhandelskedjor under ett enda varumärke. Tokmanni är Finlands största lågprisbutikskedja med nästan 200 butiker och cirka 4 000 anställda. Företagets omsättning 2020 var 1,073 miljarder euro. Tokmanni har använt Falconys tjänster sedan början av 2020.

UTMANINGAR FÖRE FALCONYS PLATTFORM

‍

"Tidigare gick olycksdata direkt till vårt försäkringsbolag och registrerades inte i våra egna system. Vi var tvungna att vänta på att de skickade sina slutsatser till oss innan vi kunde gå vidare internt därefter. Försäkringsbolaget återkom alltid med fördröjning, vilket gjort det svårt att fatta välgrundade säkerhetsbeslut, säger Sirpa Huuskonen, Vice President Human Resources och Hållbarhet. Även om olycksinformationen även fortsättningsvis kommer att skickas till försäkringsbolaget, fanns det en önskan att ha den omedelbart för internt bruk.

‍

Metoden att samla in data var också ineffektiv eftersom den uteslöt viss viktig information från rapporteringsformuläret. "För att ta reda på orsakerna till varje olycka var jag tvungen att ringa reportern separat och be om mer information om vad som hände och hur", minns Erja Vinni, chef för hälsa och säkerhet. Data från nära olyckssituationer samlades in med hjälp av traditionella pappersformulär. "Varje verksamhetsområde i företaget hade ett fysiskt häfte där tillbud registrerades. Häftet överlämnades sedan till arbetsledaren, som i sin tur antecknade fynden i systemet. Detta fungerade inte i praktiken eftersom det var för många stycken av papper överallt. Den initiala rapporteringen var ganska hanterbar, men att överföra data till Excel för senare rapportering visade sig vara den svåraste delen, minns Huuskonen.

‍

"Vi kunde inte lösa problemet själva. Först övervägde vi att kopiera de rapporter som skickats till försäkringsbolaget i Excel, men upptäckte snabbt problem med detta. Sedan blev vi varse att det fanns säkerhetshanteringslösningar på marknaden som kunde hjälpa oss nå våra mål och utveckla vår säkerhetskultur som helhet, säger Huuskonen och fortsätter: Lösningen som föreslagits av företagshälsovårdens leverantör visade sig vara riktigt tung och vi skulle inte lägga för mycket tid och resurser på det. Falcony loggar ut från tävlingen eftersom de hade riktigt bra referenser från branschen."

‍

Eftersom Falcony redan hade de största detaljhandelsföretagen i Finland som kunder var Tokmanni övertygad om att plattformen även skulle passa deras behov. Köpbeslutet togs i slutet av 2019 och båda Falconys moduler, Audit och Observe, valdes att implementeras redan från början. "Vi ville ha ett system som skulle ha de flesta funktionerna på en enda plattform. Dessutom skulle det vara enkelt att använda och även sömlöst lämpligt för mobil användning", säger Huuskonen.

‍

IMPLEMENTERING

‍

Som vi alla vet medförde starten av 2020 unika utmaningar globalt i form av COVID-19, men implementeringen av Falconys gransknings- och observationsmoduler slutfördes utan dröjsmål. "Vi såg inget motstånd mot förändring, men vi var tvungna att utbilda personal samtidigt som covid avbröt det ordinarie arbetet. Ändå var vi glada att implementera den nya plattformen", säger Huuskonen. "Utredningen av olyckan har nu blivit mycket enklare. Istället för att be reportern om mer information via telefon kan nödvändig information samlas in redan i rapporteringsfasen. Det har hjälpt oss att identifiera grundorsakerna till problemen mycket mer effektivt." berömmer Vinni och fortsätter: "Inte bara är anmälningarna nu bättre i kvalitet, tröskeln för rapportering är klart lägre, då vi nu samlar in betydligt fler av dem. I 2019 hade vi sju olycksrapporter, 2020 fick vi in ​​hundratals. Det är klart att det är en enorm utveckling'.

‍

Enligt Huuskonen har de också upplevt en markant förändring i säkerhetskulturen: ”När något överraskande händer rapporteras informationen direkt och skickas automatiskt vidare till rätt personer. Detta hjälper oss att reagera snabbt, undersöka grundorsakerna och dra slutsatser från helhetsbilden, vilket kommer att ytterligare utveckla vår säkerhetspraxis.” Hon säger också att de som organisation nu kan kombinera och utnyttja all information bättre, eftersom det är enklare. för att hitta de saker de letar efter: "Falcony gör det möjligt för oss att täcka många olika applikationer och se allt från en enda plattform. Även om vi startade samarbetet med fokus på säkerhet är detta inte bara ett system som är lämpligt utan vi har använde den även för andra vardagliga sysslor.”

RESULTAT OCH FÖRDELAR

‍

Mängden av de rapporterade fynden är resultatet av Tokmannis medvetna val. "Vi vill att avvikelser, faror och tillbud ska rapporteras när de upptäcks. Som vi redan har sett gör att betoningen av behovet av den här typen av observationer alla mer involverade i säkerheten, vilket i sin tur minskar antalet olyckor. Säger Huuskonen. Heidi Koponen, direktör för Arbetsmiljö, understryker att det är den dagliga användarvänligheten som har varit nyckeln till framgången: "Falcony är väldigt intuitivt och lätt att använda. Dessutom har det varit väldigt enkelt för våra administratörer att göra ändringar. eller tillägg till innehållet i systemet."

‍

När det kommer till funktioner hyllas Falconys öppna länkar. De tillåter vem som helst att rapportera utan att logga in, vilket har varit idealiskt eftersom inte alla anställda har de e-post-ID:n som krävs för att logga in för att rapportera sina resultat. Samtidigt möjliggör öppna länkar även datainsamling från andra intressenter, såsom kunder, tjänsteleverantörer och andra tredje parter.

‍

”Den största fördelen för oss är att vi nu får all information i realtid. Vi kunde inte acceptera att det var en betydande fördröjning mellan att observera avvikelser och att kunna dra slutsatser av dem, så det har varit ett nöje att se att vi har blivit av med detta problem. Vi vet nu omedelbart vad och var något händer, och kan vidta korrigerande och förebyggande åtgärder mycket snabbt. Det finns alltid utrymme för förbättringar, men vi närmar oss den önskade nivån av säkerhetsstyrning”, avslutar Huuskonen.