Alko

INTRODUKTION

‍

Plattformen, som består av Falconys gransknings- och observationsmoduler, implementerades i alla Alkos butiker under 2017, där man önskade att hela organisationen med 2 400 anställda aktivt skulle involveras i moderniseringen av säkerhets- och riskhanteringsprocesserna.

Janne Ahtoniemi, Alkos säkerhetschef vid implementeringstillfället, har varit nöjd med plattformen och rekommenderar den starkt till andra: "Plattformen implementerades mycket snabbare än planerat och vi har sedan dess fått 10 gånger fler rapporter på månadsbasis."

FÖRETAG

‍

Alko är ett aktiebolag med exklusiva rättigheter att sälja alkoholdrycker till mer än 5,5 volymprocent i Finland och ägs till 100 % av den finska staten. Deras lokaliseringsnätverk omfattar 373 butiker och 150 e-handelshämtningsställen runt om i Finland. Alkos mission, samtidigt som den förblir ekonomiskt inflytelserik, är att vara den mest ansvarsfulla alkoholsäljaren i världen, och företagets mål är att vara ledande inom kundupplevelsen, en pionjär inom ansvar och den mest eftertraktade arbetsgivaren inom tjänstesektorn.

Alko sysselsätter mer än 2 400 personer, hade en total försäljning på mer än 92 miljoner liter år 2020 och en omsättning på cirka 1,297 miljarder euro.

UTMANINGAR FÖRE FALCONYS PLATTFORM

‍

Alko började modernisera sina säkerhetssystem 2015. Det gamla systemet hade tjänat företagets behov länge och omfattat olyckor, hot, tillbudsrapportering och riskbedömningar, men systemets tillämplighet hade börjat ge anledning till oro jämfört med den modernare. utbudet på marknaden.

Enligt Ahtoniemi lades det nya systemet ut på anbud som en lösning på det som var stelbent i det gamla systemet: ”Från medarbetarnas synvinkel ville vi ha ett användarvänligt mobilsystem som dessutom är lätt att hantera från administratörens syn."

‍

IMPLEMENTERING

‍

Alko hade bestämt att framgången för den nya lösningen skulle mätas både på mängden användning och kvaliteten på den insamlade informationen. Enligt Ahtoniemi ville man att plattformen skulle vara tillgänglig för alla via mobilen, men urvalskriterierna var också starkt fokuserade på ett intuitivt användargränssnitt som skulle göra användarutbildning och kommunikation mer framgångsrik.

Det fanns inte heller någon önskan att vara flexibel i förhållande till funktioner och integrationer som länge ansetts vara bra: ”Det var viktigt för oss att användarrättigheterna kommer automatiskt från våra egna system. Vår erfarenhet är att SSO-integrationer minskar behovet av underhåll och förbättrar datasäkerheten, förklarar Ahtoniemi.

Implementeringen påbörjades i februari 2016 med ett initialt startdatum satt till nästa september, men projektet slutfördes betydligt i förtid: "Jag var tvungen att separat förklara för ledningen hur och varför vi fick igång systemet inom tre månader i maj. Enligt till vår IT-avdelning hade de aldrig upplevt att ett organisationsomfattande system implementerades så snabbt, säger Ahtoniemi.

RESULTAT OCH FÖRDELAR

‍

Redan under den första månaden hade Alko-anställda rapporterat lika många observationer med det nya systemet som under det bästa året i kombination med det föregående. "Innan implementeringen trodde vi att vårt mål att fördubbla antalet observationer från det tidigare systemet var ambitiöst. Att se nya observationer strömma in, och antalet tiofaldiga, förvånade oss alla verkligen", säger Ahtoniemi.

På frågan om nycklarna till en framgångsrik implementering betonar Ahtoniemi vikten av aktiv flerkanalskommunikation samt ett användarvänligt system som lockar användaren att återvända och göra fler observationer.

Ahtoniemi lyfter också fram systemets flexibilitet och förmåga att föra flera processer i samma vy för slutanvändare: "Sedan dess start har vi utökat användningen av observationsmodulen för att rapportera inbrott, stöld, brott, anläggningsrelaterade observationer, alkoholförmedling och service förfrågningar om städning och säkerhet."

Alko har ett högt förtroende för sina medarbetare och nya tillämpningsmöjligheter har uppstått från naturen: ”Sättet vi började använda granskningsmodulen för t.ex. säkerhetsronder och riskbedömningar, har utökats till kundresarevision, internrevision, betalningsredovisning. terminaler och kvalitetsuppföljning av butiksprojekt, för att nämna några. Fler och fler idéer kommer från fältet hela tiden.”

DATADRIVET BESLUTSFATTANDE

‍

Förutom att öka mängden säkerhetsinformation ville Alko investera i kvaliteten på datan och hur den används. ”Ur ett ledningsperspektiv var det största problemet med säkerhetshantering tidigare att informationen inte nödvändigtvis kom från butiksområdet alls. Syftet var att få rapporterna att överensstämma med verkligheten vad gäller hot, olyckor och andra säkerhetsobservationer, så att vi faktiskt kunde fokusera resurserna där de behövs som mest, förklarar Ahtoniemi.

Enligt Ahtoniemi har situationen förbättrats avsevärt: "Nu är det praktiskt taget omöjligt för butiker att kräva mer säkerhet om de inte har rapporterat sina fynd till Falcony. Vi får till och med exakt information om var och när de flesta oegentligheter av något slag inträffar." 

Falcony är en integrerad del av Alkos bredare datadrivna beslutsprocess. Alla resultat är sömlöst integrerade i deras QlikView Business Intelligence-verktyg, där datamassan kan visualiseras och kombineras med andra datakällor för att skapa en 360° vy av deras verksamhet.