Efter att ha infört Falcony 2015 kunde Citycon avsevärt öka tidsbesparingarna och effektiviteten i kvalitetshanteringen.
Citycon Finland brukade göra revisioner och incidentrapportering med papper och penna och rapportera resultaten via Excel-ark och e-post. Efter att ha infört Falcony | Audit blev allting mer effektivt, vilket senare resulterade i att man även införde Falcony | Observe.
Denna fallstudie beskriver de utmaningar Citycon stod inför i sina finska köpcentrum innan införandet av de två revisions- och inspektionsprogrammen. Dessutom är de påvisade fördelarna tydligt presenterade.
Citycon är den ledande ägaren, utvecklaren och operatören av shoppingcenter i Norden och Baltikum. Värdet på de fastighetstillgångar som företaget förvaltar uppgår till 4,7 miljarder euro och marknadsvärdet på aktierna är nästan 2 miljarder euro. Citycon är marknadsledande inom köpcentrum i Finland och hör också till de ledande aktörerna på marknaden i Norge, Sverige och Estland. Utöver dessa länder har Citycon också ett starkt fotfäste i Danmark. I Finland äger Citycon 20 köpcentrum.
Innan användandet av Falcony | Audit appen så arbetade Citycon mestadels på ett gammaldags sätt vad gäller revision processer. De gjorde en månatlig kvalitetsgranskning med renhållning, fastighetsunderhåll, utomhus underhåll och säkerhetspartners i alla köpcentra. Parterna skrev ner olika iakttagelser på sin checklista och införde dessa därefter i ett Excel-ark. Efter det lade de till Excel-arket till en digital mapphanterare för ledande fastightesförvaltare Esa Sihvonen, där det fungerade som rapporten för det specifika köpcentrumet.
Ledande fastighetsförvaltaren Sihvonen tittade då igenom alla rapporter från varje centrum, öppnade separata Excel-ark och lade till informationen i hans eget kalkylark som han höll uppdaterat varje månad för att övervaka kvaliteten.
De 20 köpcentrum som ägs av Citycon Finland granskas en gång i månaden för renhållning, fastighetsunderhåll, utomhus underhåll och säkerhet kvalitet, bidragande till 960 revisioner varje år. Detta bidrar till ett stort antal Excel-ark uppdateringar per år. Processen var okej, men det tog en hel del arbete. Det var mestadels tungt och tidskrävande.
Innan användandet av Audit-modulen var butiksutrymme överlämningsprocessen genomförd med ett Word-dokument som fylldes i och skrevs ut. Det fanns inga bilder av utrymmet. Efter ett sådant överlämningskontrakt blev dessa handlingar arkiverade och det var svårt att hitta dem senare vid behov. Det var också verkligen svårt att upptäcka trender i fel, och det var nästan aldrig gjort manuellt.
”Nu använder vi Falcony | Audit på två olika sätt. Det första är kvalitetsrevision - vi mäter kvaliteten på olika tjänsteleverantörer. Vi tar turen tillsammans med leverantörer och samlar de positiva och negativa observationerna”, förklarar köpcentrumschefen Salla Suonperä. ”Tjänsteleverantören är ansvarig för att generera rapporten. De är de verkliga användarna av Audit-modul gränssnittet och de fyller i informationen. Men vi får se rapporterna och analyserna”.
Citycon har specifika kvalitetsnivåer som beskrivs i varje avtal med varje tjänsteleverantör. Om tjänsten skulle falla under den överenskomna nivån, finns det nu tydlig information att backa upp det och situationen kan kompenseras. Instrumentpaneldisplayen tillåter Citycons chefer att se varje tjänsteleverantör separat eller jämföra dem samtidigt. ”Det är lätt att upptäcka en sektion som inte fungerar lika bra som de andra”, säger Chef Suonperä ”och det underlättar att finna orsakerna bakom specifika problem i varje kategori”.
Salla Suonperä Topp 3 Favoriter i Revisionsmodulen:
- Kvalitetsövervakning är mycket lättare
- Specifika problem hittas och åtgärdas snabbare
- Instrumentpanelen visar varje enskild ort samtidigt
Först och främst sparar Falcony appen tid. Som Citycons ledande fastighetschef Esa Sihvonen uttrycker det: ”Det fungerar med bara några klick. Tidsbesparingar är anmärkningsvärda”.Citycon kan behålla all statistik och rapporter, vilket underlättar jämförelser om organisationen väljer att samarbeta med nya tjänsteleverantörer.
Vidare så är alla detaljhandelsdokument nu organiserade och lätthittade med användande av en digital signatur. Tidigare fanns det problem med att ta bilder och bilägga dem i Word-dokument rapporter. Men nu är foto inslag i Falcony | Audit lätta att använda och avsevärt underlättar kvalitetsverifiering på varje ort. Varje enskild avvikelse fotograferas med en mobiltelefon eller en platta och bilden placeras i rätt kategori för att ge visuell information och svara på frågor.
Med bra resultat med Audit-modulen beslutade Citycon att även införa Observe-modulen.
Innan användandet av observationsappen så genomförde Citycon sina kontroller genom rundvandringar av fastigheten. Syftet var att se till att allt var bra med renhållning, underhåll och säkerhet. Samma tur avslutades flera gånger i månaden med anteckningar och bilder tagna.
Efter turen satt den övervakande personen ned sig vid sitt skrivbord och bifogade foton i en e-post; ett e-postmeddelande per tjänsteleverantör, och sedan punkter och bilderna om avvikelserna som borde fixas.
Totalt inkluderade processen flera steg och var ganska tung. Informationen sparades i e-postprogrammet och fanns tillgänglig endast där. Ibland lämnades några mindre avvikelser oavhjälpta eftersom processen att rapportera dem var allt för betungande.
Nu använder chefsnivån och säkerhetspersonalen appen för att rapportera avvikelser som har att göra med renlighet, fastighetsunderhåll och säkerhet. "Alla dessa funktioner skapar basen för vår köpcentrumsverksamhet så appen används dagligen" beskriver chef Suonperä. "Förutom med Falcony | Audit-appen är syftet att se till att vi når den överenskomna kvalitetsnivån medan vi samarbetar med olika tjänsteleverantörer och att de också får information om saken. Appen har också underlättat att ge feedback."
Salla Suonperäs topp 3 kvaliteter i Observe-modulen:
- Lätt att använda
- Låg tröskel för rapportering av avvikelser
- Enklare hantering av avvikelser efteråt
”I stället för att boka en specifik tidslucka för inspektionsresan kan observationerna läggas till tillsammans med andra arbetsuppgifter. Och intressant nog har antalet spontana observationer också ökat, säger Suonperä."Tidsbesparingar och användarvänlighetens app förvånade oss verkligen positivt." Esa Sihvonen medger också att "appen är riktigt snabb att använda och du kan verkligen göra allt på plats".
Antagandet av Falconys app och moduler har särskilt ökat tidsbesparingar, underlättat kommunikationen mellan olika intressenter och förbättrat kvaliteten på observationerna i varje Citycon köpcentrum i Finland. Alla uppgifter är nu tydligt arrangerade och lättillgängliga.
Köpcentrum Ägda
Årliga Besökare
Beläggningsgrad
I samarbete med Falcony
”Att samarbeta med Falcony är väldigt enkelt och detsamma gäller för deras produkter. Systemet och gränssnittet är enkla att använda och kräver inte extra utbildning. Det är bara en handfull tjänsteleverantörer som agerar så effektivt, kontinuerligt utvecklar sina egna produkter och levererar möjliga förändringar. "
Köpcentrumschef
Citycon
