HFP Medical

INTRODUKTION

‍

Att växa genom att fusionera flera mindre enheter till ett företag är sällan en lätt uppgift. Inför utmaningen att skala upp sina processer använde HFP Medical flera månader på att leta efter en optimal lösning på deras krävande interna kommunikationsbehov. Att lära sig från incidenter och förbättra processer visade sig vara utmanande när företaget är spridd över fem enheter på olika platser, och verktygen som användes var MS Word, Excel och till och med penna och papper.

”Vi ville ha en process för att fånga allt lärande,” säger Chris Adams, VD på HFP Medical, om vikten av effektiv intern kommunikation. "Nu med Falcony kan jag driva en mer strukturerad diskussion om vad vi ska göra och varför," fortsätter Chris Adams. Genom att implementera Falcony har HFP Medical kunnat underlätta intern kommunikation och dela bästa praxis och därmed fånga allt lärande.

‍

FÖRETAGET

‍

HFP Medical är ett kommanditbolag mellan fem mottagningar som driver primärvårdstjänster i Västra London. Bolaget bildades 2017 när tre kliniker slogs samman och ytterligare två mottagningar sammanslöts ett år senare. På sina fem anläggningar har HFP Medical cirka 150 anställda, varav 60 är läkare. De tar hand om 68 000 patienter och har i genomsnitt cirka 4 000 kundkontakter per vecka. De är stolta över att arbeta i NHS och strävar efter att kontinuerligt förbättra sina tjänster för att hjälpa sina patienter varje dag.

UTMANINGAR FÖRE FALCONY

‍

HFP Medical är ett av de sällsynta medelstora företagen inom medicin i Storbritannien. De är betydligt större än de flesta fristående läkarmottagningar, men mindre än de enorma hälsocentralerna som har tusentals anställda. Som ett resultat av deras storlek behövde HFP Medical ändra och standardisera många av sina processer för att systematiskt logga incidenter och dela praxis på sina olika platser. ”Innan Falcony tenderade det att vara fokus på de stora sakerna som kunde gå fel, så vi gav oproportionerligt uppmärksamhet till potentiellt livshotande situationer, vilka är ganska sällsynta. Stora saker som har gått mycket fel ”förklarar Chris Adams och fortsätter. "När vårt fokus var här missade vi detaljerna kring små saker, där ingen skada faktiskt hänt, men om vi granskar och ändrar den underliggande processen gör vi tjänsten bättre och säkrare."

Innan Falcony dokumenterade HFP Medical incidenter med MS Excel, Word eller genom att bara skriva ner dem på ett papper och lagra det i en fysisk fil. Redan innan man sammanfogade fem mottagningar var detta knappt en godtagbar metod att dokumentera, men nu behövdes ett bättre, centraliserat system för incidentrapportering. ”Jag letade efter ett nytt system i 8 månader men kunde inte hitta något som passade våra behov. Datix används ofta av andra i NHS men de är bättre lämpade för massiva vårdinställningar. Mindre kliniker klarar sig vanligtvis genom att skriva ner saker någonstans och hoppas hitta det senare,” berättar Chris Adams angående hans sökning efter ett system som spårar incidenter och underlättar intern kommunikation. ”När jag hittade Falcony gillade jag att det verkade väldigt enkelt och anpassningsbart. Jag tog kontakt och upptäckte att plattformen kryssade i alla rutorna; enkel, anpassningsbar och väl designad. Att det är molnbaserat är också ett stort plus.”

‍

På grund av den prenumerationsmodell som plattformen bygger på var det ett enkelt beslut för Chris Adams att köra med Falcony. ”Vi kunde börja smått och expandera därifrån. Inga förhandsinvesteringar behövdes. Jag visste tidigt att vi skulle ge Falconys plattform ett försök," minns Adams om beslutsprocessen. ”Jag meddelade styrelsen vad de årliga kostnaden var; de var nöjda."

‍

ANTAGANDET AV FALCONYS PLATTFORM

‍

HFP Medical skapade några mallar i plattformen och startade med ett litet antal anställda som användare i mars 2019. "Det var möjligt att bara komma igång och göra nya iterationer enligt våra behov," säger Chris Adams. Sedan dess har de utvidgat användningen till all klinisk personal i alla fem mottagningar.

‍

‍

Ett av de mest lockande aspekten av Falconys plattform var enkelheten och anpassningsmöjligheterna. Falconys användarvänlighet innebär att användare hittar sina lösningar intuitivt och att hela rapporteringsprocessen är snabb och enkel. "Enkelheten är absolut viktigast, eftersom om det är för komplicerat kommer användarna bara att bli ointresserade och slutligen blir ingenting rapporterat," säger Chris Adams. Administratörerna kan uppställa rapporteringsformerna hur de önskar, vilket gör det möjligt att betona snabbhet och enkelhet. ”Vi ville uppleva händelser mindre som fel eller olyckor, och mer som möjligheter att lära sig och förbättra. Så detta var ett kulturellt skifte. Resultatet har varit att användare rapporterar till och med de små sakerna, inte bara de stora händelserna som måste diskuteras,” säger Chris Adams angående några av de första förändringarna som implementeringen av plattformen medförde.

‍

RESULTAT OCH FÖRDELAR

‍

Dr Adams avsåg att effektivisera HFP Medicals system att rapportera händelser för att samla in information för processförbättring. Med fokusskiftet från att bara dokumentera vad som måste dokumenteras, till att samla in inlärningsmöjligheter har de uppnått en ökning av rapporterade händelser. ”Eftersom det är så snabbt och enkelt att rapportera något har vi haft en jämn ökning av saker loggade. Det är mycket lättare för människor att rapportera något,” förklarar Chris Adams.

Att samla in rik data är också användbart för att upptäcka trender, av vilka vissa kanske bara syns när du tittar från en fågels perspektiv. ”En av fördelarna har blivit uppenbar först nyligen - jag letade efter mönster och kunde se vilka kategorier uppbådar flest fel. Nu när vi känner till dem vet vi hur vi kan mildra och motverka dessa problem,” säger Adams om fördelarna Falconys plattform erbjuder. ”Vi jobbar med människor, och Falcony har bidragit att underlätta samtal. Vi måste prata om vad som går bra för oss och vad som inte gör det, och plattformen har varit användbart för det ändamålet.”

På grund av sjukvårdsbranschens särskilda karaktär i Storbritannien och arbetet inom NHS har HFP Medical inte kunnat koppla sin användning av plattformen till någon direkt ökning av intäkter eller tillväxt. Att ha ett verktyg som Falcony gör dock deras verksamhet skalbar. Med ett molnbaserat, centraliserat system för intern kommunikation och rapportering har de tagit bort många av de utmaningar som följer av att vara utspridda på flera olika platser. "Det är lättare nu att diskutera inlärningshändelser som har inträffat under våra kliniska veckomöten. På en praktikplats tar de upp Falcony på storbildsskärmen och går igenom det. De diskuterar vad som finns där, och om någon har något att tillägga skriver de bokstavligen in det på plattformen där och då", skrattar Adams.

Falcony har gjort verksamheten mer skalbar och ökat antalet observationer rapporterade till HFP Medical, vilket i sin tur har lett till högre kvalitets data att lära av. Genom att analysera trenderna i deras observationer har de också identifierat några viktiga områden som kräver ytterligare uppmärksamhet, i syfte att göra verksamheten säkrare och bättre.