Kiinteistöässä (S-Groups fastighetsförvaltning)

INTRODUKTION

Att genomföra en revision får inte vara komplicerat eller kräva orimligt mycket arbete av den som utför revisionen, annars höjs tröskeln för rapportering. Kiinteistöässä befann sig i en situation där det arbete som krävdes för att utföra en enkel inspektion gjorde processerna besvärliga. Det måste finnas ett enklare sätt att utföra inspektioner och att förmedla information om dem till intressenterna.

FÖRETAG

‍

SOK Kiinteistöässä är en del av S-gruppen, som är en av de största arbetsgivarna i Finland. I fastighetsfunktionen Kiinteistöässä ansvarar 67 anställda för underhåll, fastighetsförvaltning, administration och energieffektivitet i 725 fastigheter. De ansvarar också för byggandet av nya fastigheter som sammanlagt omfattar upp till 2,5 miljoner kvadratmeter.

Kiinteistöässäs huvudmål är att uppnå koldioxidnegativa utsläpp under fastigheternas livscykel i slutet av 2025 och att optimera fastighetskostnaderna som helhet, samtidigt som man dagligen erbjuder marknadens bästa fastighetsförvaltningstjänst. Tjänsterna tillhandahålls också till kunder utanför S-gruppen.

UTMANINGAR FÖRE FALCONYS PLATTFORM

‍

Det tidigare revisionsverktyget, som hade använts i ungefär ett år, hade inga lämpliga mobila funktioner, så inspektionerna tenderade att gå trögt framåt. "Vi var tvungna att exportera granskningsmallarna från systemet till Excel och därifrån vidare till papper. När det var gjort var vi tvungna att importera de färdiga revisionerna tillbaka till systemet på en dator", säger Johanna Häikiö, chef för fastighetsförvaltningen. Bilder som i huvudsak var relaterade till inspektionerna var tvungna att bifogas till ett separat Word-dokument, vilket också skapade egna utmaningar.

Det tidigare arbetssättet var komplicerat och tog för mycket tid i anspråk, både när det gällde att genomföra inspektionerna och att sammanställa rapporterna från dem.

‍

IMPLEMENTERING

‍

Det nya revisionsverktyget måste uppfylla flera kriterier, varav det viktigaste var stöd för mobil användning. Verktyget måste vara lätt att använda, visuellt tydligt och anpassningsbart för administratörer. "Vi insåg snabbt att Falcony kunde erbjuda en lösning på de utmaningar vi stod inför. Det är mycket tydligare att använda än det tidigare verktyget, rapporterna är visuellt tilltalande och det har varit möjligt att redigera dem efter behov", säger Häikiö.

Enligt Häikiö gick själva genomförandet mycket bra och inget motstånd uppstod. Tjänsteleverantörerna insåg också snabbt fördelarna med det nya verktyget: "Jag minns särskilt en tjänsteleverantör som tog många foton och tidigare var tvungen att bifoga dem manuellt till rapporterna. Vi byggde en granskningsmall i Falcony enligt den här personens behov, som var mycket nöjd med att nu kunna lägga till bilderna i appen."

Enligt utvecklings- och ekonomichefen Jenna Lehtovaara var systemets tydlighet nyckeln till ett lyckat genomförande: "Varje system bör vara så intuitivt att användaren omedelbart förstår hur det ska användas när det öppnas för första gången. Jag fick ingen separat utbildning för att använda Falcony och kunde använda det omedelbart utan några utmaningar."

RESULTAT OCH FÖRDELAR

‍

Falcony har medfört tidsbesparingar och är i någon form tillgänglig för nästan alla anställda på Kiinteistöässä. Allt är nu verkligen mobilt, utan mellanliggande steg för att skanna papper eller fylla i separata Word-dokument. Det är enkelt att lägga till foton, och när allt lagras direkt i molnet är uppgifterna lätt åtkomliga när som helst. "När vi har utfört en årlig underhållsrevision med Falcony kan vi med några få klick skapa en PDF av den som vi kan dela med miljömyndigheterna. Tidigare krävdes ett pappersdokument som skannades in och som först därefter kunde vidarebefordras. Det är också lättare för oss att kontrollera tidigare inspektioner när det kan göras var som helst", säger Häikiö.

Falconys-funktioner används bland annat för att dela med sig till kunderna av resultaten av de inspektioner som utförts på deras fastigheter. Enligt Häikiö uppskattar Kiinteistöässä mycket hur lätt det nu är att samla in information och dela den med intressenter. "Verksamheten har blivit mer transparent och vi kan tydligt rapportera till våra kunder hur vi sköter deras fastigheter. Det är fantastiskt att de uppgifter vi samlar in verkligen är tillgängliga för alla och inte gömda i en arkiverad Excel-fil."

Kommunikationen med Falcony-teamet får också beröm. "När vi insåg att Falcony var ett utmärkt verktyg för oss bad vi dem att bygga andra lösningar åt oss. Vi fick ett artigt svar att det inte ingår i företagets vision att bygga helt skräddarsydda applikationer, men vi instruerade om hur vi kunde tillgodose dessa behov med deras befintliga lösningar. Jag har aldrig fått svaret att något inte är möjligt, men vi söks alltid för att bli betjänade. Och när något frågas kommer svaret snabbt. Denna smidighet är helt klart en av Falconys styrkor som företag", säger Häikiö. "Det är fantastiskt att se hur systemet hela tiden utvecklas och hur vi som kund kan påverka detta. Ett sådant samarbete är av största vikt för oss", avslutar Lehtovaara.