Kouvola församlingsförbund

Introduktion

‍

Kouvola församlingsförbund gick in i en ny era år 2025 när Falconys HSEQ-lösning infördes i alla dess församlingar. Personalchefen Nina Häkkinen har på nära håll kunnat följa hur modern teknik har gett ny energi åt arbetskulturen i hela organisationen. När rutiner och rapportering fungerar smidigt får medarbetarna mer tid över till det som är viktigast – äkta och avslappnade möten med människor.

”Den tidigare lösningen byggde till stor del på kraven från social- och hälsoministeriet (STM), men dess stelbenthet gjorde det inte möjligt att göra tillräckligt detaljerade analyser eller jämförelser av inspektionerna. Informationen måste samlas in manuellt, och analyserna tog flera arbetsdagar. Falconys användarvänlighet inom olika HSEQ-områden är en stor tillgång”, förklarar Häkkinen.

Inom församlingsförbundet genomförs riskbedömningar och inspektioner på mobila enheter av alla arbetsledare. I framtiden kommer synpunkter att samlas in i ännu större utsträckning från alla anställda för att vidareutveckla verksamheten.

‍

Församlingsförbundet som regional aktör

‍

Kouvola församlingsförbund är ett samarbete mellan fem församlingar där vardagen kretsar kring mänskliga relationer. Förbundet anordnar aktiviteter för alla, från spädbarn till äldre, i flera kommuner och i många olika miljöer och på olika platser. Förbundet sysselsätter över 200 personer, varav cirka 30 är chefer.

‍

Utmaningar för partnerskapet

‍

Innan man gick in i den moderna digitala eran förlitade sig HSEQ-ledningen på verktyg och metoder som började hamna på efterkälken i förhållande till kraven inom dagens riskhantering. De ansvariga tvingades kämpa sig igenom högar av papper och Excel-kalkylblad, vilket gjorde det svårt att få en helhetsbild eller dra praktiska slutsatser.

Det fanns en ständig oro över huruvida information om eventuella brister eller risker nådde rätt personer tillräckligt snabbt. Att bara lita på att allt var ”i sin ordning” räckte inte längre för en organisation som ville fullgöra sina skyldigheter på ett så öppet sätt som möjligt.

‍

Implementering

‍

Resan mot en mer systematisk arbetsmiljöledning inleddes 2025 när Kouvola församlingsförbund beslutade att införa Falconys HSEQ-lösning. Det handlade inte bara om ett programvaruabonnemang, utan om ett strategiskt val att integrera den lagstadgade riskbedömningen och den kontinuerliga övervakningen i nyckelmedarbetarnas dagliga arbete.

Det användarvänliga mobilverktyget följer med personalen överallt – från kyrkans valv till utomhusområden – vilket gör det möjligt att omedelbart och enkelt dokumentera iakttagelser och vidta åtgärder vid avvikelser.

‍

Resultat och fördelar

‍

Det digitala omställningen genomfördes med ett ”människorna i centrum”-perspektiv. Församlingsförbundet har noterat hur Falconys användarvänlighet har förvandlat uppfyllandet av lagstadgade skyldigheter från en tung administrativ börda till en smidig del av vardagen. Det nya systemet säkerställer inte bara att lagkraven uppfylls, utan har också gjort det möjligt att kontinuerligt utveckla verksamheten och vidta korrigerande åtgärder.

Riskhanteringen har nått en helt ny nivå. Den realtidsöversikt som Falcony tillhandahåller visar exakt var organisationen befinner sig och var det just nu finns behov av åtgärder. Genom att eliminera fördröjningar i rapporteringen av observationer och säkerställa en transparent uppföljning av korrigerande åtgärder har fackförbundet gått från reaktiva lösningar till verklig proaktivitet och utveckling.

Den största fördelen är dock den mänskliga aspekten: de anställda känner sig lyssnade på, och församlingsmedlemmarna kan lita på att deras gemensamma miljöer omfattas av ett systematiskt säkerhetsarbete.

"I takt med att ryktet om vårt nya system har spridit sig har jag fått många förfrågningar från andra församlingar runt om i Finland. Vi är mycket nöjda med Falcony och jag har kunnat rekommendera systemet utan förbehåll", avslutar Häkkinen.