Trelleborgs hamn

INTRODUKTION

‍

Trelleborgs Hamn strävade efter att förbättra sina incidentbehandlings- och uppföljningsprocesser. I detta syfte implementerade de incidentbehandlingssystemet från Falcony och sänkte tiden mellan observation och resolution drastiskt.

“Med produktens enkelhet och möjligheten att begära rapportören ge noggrannare beskrivning, har vi blivit bättre på att korrigera fel som uppstår. Saker händer hela tiden, och vi behöver ett verktyg som är anpassat för våra exakta behov” säger Giacomo La Cerva, Technical Controller på Trelleborgs Hamn. Han och hans team ansvarar för hamnoperationen, genom att bygga och underhålla den infrastruktur som gör hela verksamheten möjlig.

FÖRETAGET

‍

Trelleborgs Hamn är Skandinaviens ledande Ro-Ro (Roll-on/roll-off) hamn, med 1 230 000 flyttade enheter år 2019, ett tillök på 7,7% från 2018. De tre rederierna Stenaline, TT Line och Unity Line förbinder Trelleborg med fem Europeiska hamnstäder. Trelleborgs Hamn har 30-32 ankomster och avfärder varje dag.

Det har funnits godsfraktverksamhet i Trelleborg sedan 1500-talet, men det moderna hamnföretaget etablerades 1861. Idag är Trelleborgs Hamn helägt av Trelleborgs kommun, och anställer 135 personer.

‍

‍

UTMANINGAR FÖRE FALCONY

‍

Med 30-32 avfärder och ankomster dagligen är det ytterst viktigt att varje potentiella problem behandlas så fort och effektivt som möjligt för att undvika förseningar i operationerna, eftersom dessa bildar fort en snöbollseffekt. Tidigare registrerade Trelleborgs Hamn alla incidenter i MS Excel, vilket visade sig vara för ineffektivt att hantera på denna storleksskala. “Vi höll möten två-tre gånger om veckan där vi gick igenom denna Excelfil, kollade gamla och nya fall som lagts till” förklarar La Cerva. “Det tog uppemot en timme att gå igenom, hela tiden frågande ‘Har detta gjorts? Nae. Än det här? Nej.’ och jag fattade att så här kan vi inte fortsätta.” La Cerva började leta efter alternativa lösningar som gav bättre transparens och gav användarna en bättre överblick av vad som pågick och vad som måste göras.

"Det största problemet vi hade var uppföljningen. Saker och ting händer hela tiden och listan växte, men vi saknade en strukturerad strategi för att lösa de problem som vi registrerade", säger La Cerva. Han skapade en tankekarta med detaljer om hur deras optimala lösning skulle se ut och började tala med potentiella tjänsteleverantörer. "Jag talade med flera tjänsteleverantörer under en 18-månadersperiod, men jag var inte riktigt nöjd med vad som erbjöds. Lösningarna var för tunga, för specialiserade, för komplicerade... De tog upp ungefär 75 % av det jag hade kartlagt. Sedan snubblade vi över Falcony, som jag tyckte passade till ungefär 95 %. Jag tänkte att vi inte skulle hitta en 100-procentig lösning utan att själva ta programvaran i drift, så jag var ganska nöjd", säger La Cerva om deras sökprocess.

‍

‍

‍

IMPLEMENTERING AV FALCONY

‍

Det huvudsakliga kriteriet för Trelleborgs Hamn att välja Falconys lösningar var applikationens användarvänlighet, likväl de inbyggda uppföljnings- och incidentspårningsfunktionaliteterna. Trelleborgs Hamn började med en testversion av Falconys plattform under sommaren 2018, och fattade fort beslutet att detta var deras optimala lösning. “Då jag var övertygad om att detta var vår lösning pressade jag hårt internt för att få godkännande för implementeringen och komma igång omedelbart. Transitionen från vad vi hade till att använda Falcony gick väldigt smidigt och sömlöst” säger La Cerva och fortsätter, “På Trelleborgs Hamn använder endast gruppledare Falcony att rapportera incidenter. Jag är själv en aktiv användare. Det går så lätt att bara rapportera någonting”.

RESULTAT OCH FÖRDELAR

‍

Att kunna tilldela uppgifter och sätta deadline åt användare har visat sig vara väldigt nyttigt för Trelleborgs Hamn. På grund av de strömlinjeformade rapporterings- och uppföljningsfunktionerna har de märkt drastiska minskningar i tiden som behövs för att behandla observationsrapporter, och tiden mellan observation och upplösning har också minskats avsevärt. ”Vi sparar definitivt tid. Vi behöver inte hålla möten för att gå igenom Excel-loggen längre, allt ligger i molnet och är synligt för alla” säger La Cerva. Med Falcony är det lätt att se vad som återstår olöst, vilka steg som måste vidtas och vem som är ansvarig för dessa uppföljningsåtgärder.

Antalet rapporterade incidenter har minskat sedan de första månaderna efter lanseringen. ”Vi använder fortfarande Falconys plattform aktivt, med cirka 10-15 observationer loggade varje vecka. Min teori om minskningen av observationer är att vi effektivt har löst flera av våra vanligaste frågor, så de är inte längre lika ofta förekommande” förklarar La Cerva och fortsätter, ”Vårt nästa steg blir att ta en mer proaktiv inställning till händelser och sträva efter att förebygga händelser med Falconys audit modul.” På så sätt kommer Trelleborgs Hamn att bättre kunna identifiera vilka områden de fortfarande behöver fokusera på.

Inom sjöfarten är det mycket viktigt att verksamheten fungerar smidigt. Problem måste lösas snabbt för att undvika förseningar, och Falcony har gett Trelleborgs hamn verktygen för att påskynda lösningsprocessen och till och med minska det totala antalet incidenter.