Sedan Falcony infördes 2017 har Restel arbetat för att skapa öppenhet i informationen i hela organisationen.
En systemhelhet bestående av Falconys revisionsmoduls- och observationsmoduls applikationer implementerades 2017 i alla Restel restauranger för att hantera arbetssäkerhet och hälsa. HR-chef Marika Mäkelä har varit nöjd med systemet från början.
“Oavsett funktion eller applikation måste ett modernt system vara helt mobilkompatibelt och anpassningsbart till en föränderlig värld. Våra restauranger gör kvälls- och nattarbete, vilket naturligtvis innebär egna risker. Informationen om dessa risker och relaterade observationer måste röra sig fort, oavsett tid och plats”, säger Mäkelä.
På Restel utför alla arbetsledare riskbedömningar och inspektioner, och alla 2 500 anställda på över 200 restauranger rapporterar incidenter.
Restel är ett av Finlands största restaurangföretag som täcker mer än 200 restauranger, sportbarer, matställen, servicestationer och snabbmatsrestauranger. Restels portfölj innehåller nationellt och internationellt kända varumärken som Burger King, Taco Bell, O’Learys, Rax, HelmiSimpukka Shell, den mysiga Kaarle XII och den nyaste medlemmen Ísey Skyr Bar.
Restel och dess dotterbolag är en del av Tradeka, ett ägarkooperativ med över 200 000 medlemmar och en total omsättning på över 430 miljoner euro 2018. Med över 2 500 anställda i hela landet är Restel en viktig arbetsgivare och samhällelig påverkare i hela Finland.
Innan implementeringen av Falconys applikation genomfördes riskbedömningar i Restels restauranger med pappersformulär, som arkiverades lokalt i mappar. Ur ett ledningsperspektiv var detta en mardröm, framför allt då varje plats måste kontrolleras separat för att se om riskbedömningen var uppdaterad, och även då var man tvungen att lita blint på den svarande personen. “Det var egentligen möjligt att bara ändra på datumet på en tidigare riskbedömning och sedan meddela att ärendet var skött”, säger Mäkelä.
Incidentrapporter och nära ögat-händelser skulle lagras i ett system som kändes inom Restel vid namnet Ledningens plattform. Systemet fungerade endast via dator, vilket ledde till att många anomalier förblev orapporterade, och även de incidenter som blev rapporterade nådde nödvändigtvis inte någonsin någon vart. “Vi visste att en hel del avvikelser inte rapporteras, men till och med de rapporterade avvikelserna skickade inte några varningar till rätt personer”, fortsätter Mäkelä.
Mäkelä anser att det var en minst lika stor utmaning att hantera 200 butiker utan en operativ helhetsöversikt: “När det gäller riskbedömningar fick vi ingen sammanfattande rapport och när det gäller avvikelser såg vi bara de totala antalen. Då vi ville gå djupare in i orsakerna och typerna var vi tvungna att öppna varje rapport manuellt och separat."
Restel satte ut en offert för ett övergripande system för deras arbets- och säkerhetsledning under hösten 2016. De mest vägande kriterierna för systemet var användarvänlighet och mobil funktionalitet. “Även våra chefer gör utförande arbete, vilket är varför det var viktigt att systemet skulle fungera smidigt i vardagen och kunna användas med alla apparater även då det är bråttom”, säger Mäkelä.
Enligt Mäkelä valdes Falcony som partner särskilt på grund av tidigare referenser och plattformens användarvänlighet, flexibilitet och rapportering och dess statistikproducerande funktioner. “Förutom riskbedömningar och olycksrapporter inkluderade vi också störningar och hotsituationer, avvikelser i penga- och brottssäkerheten och egendomsskador. Vi skapade också ett helt separat inspektionsformulär för månatliga omgångar åt arbetarskyddsfullmäktige.
Det gamla systemet stängdes och det nya systemet infördes samtidigt i alla Restels dotterbolag. "När restaurangerna förstod hur allt kunde tillämpas i det nya systemet och hur informationen flödar direkt till områdes-, kedje- och centralledningen utan separata mellanhänder, övervann man även de minsta negativa attityderna i samband med införandet av det nya systemet", fortsätter Mäkelä.
Enligt Marika Mäkelä är applikationerna utvecklade av Falcony framför allt ett förvaltningsverktyg som uppfyller mer än principen att vara mycket tydlig. “Samtidigt har alla anställda möjlighet att bli hörda och information rör sig effektivt till rätta parter”, tillägger Mäkelä.
Mäkelä anser att rapportering och analys också har tagits till en helt ny nivå med systemet: “Vi ser nu rapporter och inspektioner av restaurang, region, kedja och organisation som helhet i realtid. Med denna information kan vi prioritera utvecklingsmål mer effektivt än tidigare.”
Med de positiva erfarenheterna har användningen av applikationerna utvidgats inom organisationen till andra behov också: “Burger King och HelmiSimpukka använder applikationerna för att utföra granskningar av restaurangkoncept, utseende och operationella aktiviteter och för att övervaka brister. Plattformens flexibilitet och anpassningsbarhet möjliggör snabb implementering i alla processer”, säger Mäkelä.
Samarbetet har fungerat bra och utvecklingsmöten hålls regelbundet: “Tjänsten har varit förstklassig från början. Alltid då jag bett om något har Falcony funnit en lösning som har i sin tur har snabbt blivit implementerad hos oss”, avslutar Mäkelä.
Restauranger
Anställda
Inkomst
I samarbete med Falcony
“Vi ser nu rapporter och inspektioner av restaurang, region, kedja och organisation som helhet i realtid. Med denna information kan vi prioritera utvecklingsmål mer effektivt än tidigare.”
HR-direktör
Restel
