Samla Capital

Introduktion

‍

Falconys hyresgästportal implementerades i alla fastigheter med flera hyresgäster som Samla äger i maj 2021. Portalen används av fastighetsförvaltare, fastighetsskötare och hyresgäster som också har tillgång till den via en öppen länk. Tidigare lämnades information till hyresgästerna huvudsakligen via e-post och bilagor. Det var inte alltid garanterat att informationen skulle komma fram, så Samla bestämde sig för att förbättra detta med en modern och användarvänlig plattform.

Företag

Samla Capital Oy är ett starkt växande företag som grundades 2015 och vars verksamhetsområde omfattar hela Finland. Samlas kontor finns i Jyväskylä, Tammerfors och Helsingfors. Företaget förvaltar fyra alternativa fonder som investerar i fastigheter, Samla Toimitilat Ky, Samla Toimitilat II Ky, Samla Asunnot Ky och SC Hotels I Ky. Deras sammanlagda investeringar är värda mer än 140 miljoner euro.

Utmaningar före Falconys plattform

‍

Innan Samla flyttade till Falcony skedde kommunikationen med hyresgästerna huvudsakligen via e-post. Välkomstmaterial skickades som PDF eller utskrift till hyresgästerna. Det som skickades ut drunknade lätt i e-posten och företaget hade ingen säkerhet om att tillkännagivandena alltid nådde rätt personer. Ibland var det också svårt för hyresgästerna att hitta det de sökte eftersom information som räddningsplaner, bokningar av mötes- och bastuutrymmen och uppgifter om lediga hyresutrymmen fanns på olika ställen.

På grund av utmaningarna med den gamla processen ville Samla hitta ett system som passade deras behov och som skulle samla all hyresgästrelaterad information på samma ställe, vilket skulle göra hyresgästkommunikationen mer raffinerad, systematisk och effektiv.

‍

Implementering

På Samla används Falconys hyresgästportal dagligen av deras egna fastighets- och anläggningsansvariga samt av hyresgästernas kontaktpersoner. Alla anställda hos hyresgästerna kan också få tillgång till portalen via öppna länkar, så att all information är tillgänglig för alla när som helst.

I och med övergången till det nya systemet kan alla viktiga länkar och instruktioner nu hittas centralt på ett och samma ställe. Detta har minskat arbetsbelastningen för Samlas team och hjälpt hyresgästerna att lättare än tidigare hitta den information de söker.

"Det är nu lätt att hitta instruktioner för att t.ex. skicka in en felrapport, aktuella bulletiner, stödtjänster för hyresgäster och kontaktinformation. På så sätt slösar man inte onödig tid på att söka", förklarar Samlas fastighetskoordinator Elina Venäläinen.

Med införandet av portalen har hyresgästerna också kunnat övervaka avfallsmängder och förbrukningsdata för sina hyrda fastigheter. Centraliseringen av informationen har också påverkat marknadsföringen, eftersom det nu är lättare för potentiella hyresgäster att bekanta sig med Samlas lediga fastigheter.

"Portalen har varit lätt att använda och hyresgästerna har gett positiv feedback. När alla parter använder samma system är det lätt att definiera enhetliga verksamhetsmetoder för alla platser", säger Samlas fastighetschef Teemu Harri.

‍

Resultat och fördelar

För Samla har den största fördelen med att byta till Falconys hyresgästportal varit användarupplevelsen och centraliseringen av all information till ett enda ställe. Öppna länkar har sänkt tröskeln för att använda portalen och därmed underlättat informationsflödet, eftersom användarna inte behöver komma ihåg separata lösenord eller användarnamn. Sektionen för lediga lokaler som finns på hyresgästportalen har också varit ett användbart tillägg för kunder som behöver hitta nya lokaler.

"Den största fördelen är att systemet är inriktat på tjänster och att det möjliggör informationsflöde och öppenhet för alla. Portalen är en informationsbank för både våra hyresgäster och vår personal. Det är nu lätt att kontrollera om man inte kommer ihåg något som har med lokalerna att göra", avslutar Venäläinen.